A partir del 1 de enero de 2027, todas las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades tienen que contar con un sistema de facturación adaptado a VeriFactu. El resto de empresas y autónomos tienen de margen hasta el 1 de julio del mismo año. Además, la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales también tiene ya su marco legal.
¿Y qué alternativas tienen las empresas para cumplir con la ley? Programas de facturación sencillos y básicos, opciones gratuitas y otras soluciones de gestión más complejas.
Una solución gratuita o un sistema de gestión completo
VeriFactu es el sistema que ha puesto en marcha la Agencia Tributaria para controlar los registros de facturación. La normativa, que debía haber entrado en vigor este año, exige que los programas informáticos garanticen que los registros son íntegros, trazables e inalterables. El fin último de la norma es dificultar cualquier posible manipulación, controlar el fraude fiscal y que Hacienda pueda comprobar los registros.
La cuestión es que no todos los negocios van a necesitar lo mismo, pues el tejido empresarial español es muy amplio. Las empresas más pequeñas y los autónomos pueden recurrir a herramientas básicas adaptadas a VeriFactu.
Es más, la Agencia Tributaria tiene una app informática gratuita en modalidad VERI*FACTU para pequeñas empresas y autónomos. VeriFactu gratis es suficiente para facturar y cumplir con los requisitos.
Para quien no es suficiente es para las grandes empresas. Cuando un negocio crece, aumentan las operaciones y entran en juego otras necesidades: controlar los gastos, llevar al día la contabilidad, gestionar clientes, mantener actualizado el inventario…
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
Si aún no sabes qué es la factura electrónica obligatoria, la normativa en este caso regula que las operaciones entre empresarios y profesionales se deben gestionar mediante facturas electrónicas que cumplan unos requisitos técnicos concretos.
Eso sí, no es lo mismo que VeriFactu. VeriFactu establece los requisitos para los sistemas informáticos de facturación y sus registros. La factura electrónica de lo que se encarga es de regular la emisión, transmisión y recepción de las facturas en formato electrónico.
¿Cuándo utilizar un software ERP?
Si tienes, por ejemplo, una empresa con varias áreas y departamentos. En este caso, un software ERP —un sistema de planificación de recursos empresariales— es mucho más práctico para no tener varios programas en funcionamiento. Un software de este tipo gestiona todos los procesos internos de una empresa: facturación, contabilidad, compras, ventas, nóminas, almacén…
Una asesoría podría centralizar la información de distintos clientes, mientras que una empresa logística podría conectar un pedido con el stock disponible en el almacén y emitir directamente la factura.
Además de ser mucho más cómodo y eficiente para el negocio, reduce los errores al no tener que introducir todos los datos a mano. Y otra ventaja importante: la información de la empresa está siempre actualizada, por lo que es más sencillo tomar decisiones rápidas.